【メリット大!】私がコドモンを導入して感じた保育園ICT化による「メリット・デメリット」

ICT化・働き方

こんにちは!現役で保育士をしているハルステです!

私の勤務する保育園では、「コドモン」というICTシステムを導入しています。

保育の業務全般を支援するソフトです。

画像クリックでコドモンHPにジャンプします

保育のICT・IT化とは?

簡単に言うと、保育のしごとをパソコンやタブレットを使って効率化・簡素化して業務の負担を軽くしましょう、ということです。

私は自園のコドモンの導入に携わりました。

そして、以前勤務していた保育園でもシステム導入に携わり、別の会社のシステムを使用していた経験もあります。

システム導入の流れはこちらをご覧ください。

そんな私が、コドモンを使用していて今感じていることは・・・

コドモンめちゃいいやん!

です!(コドモン広報担当者様ご連絡をお待ちしております笑)

↑本当に連絡来ました!

コドモン様ありがとうございます!

さて、実際にコドモンを使用してみ、具体的にどんなメリットを感じているのか、デメリットはあるのかご紹介していきます。

この記事では、

保育園のICT化を検討している人や

コドモン導入を考えている人に

実際に使用している私が感じている

メリット・デメリットを紹介します

メリット

持ち帰り残業が全員ゼロになる

コドモンを導入したその日から、書類の持ち帰り残業がなくなりました。

というよりできなくなりました。ただし、これは導入方法によります。

ICTシステムの多くはアクセス制限をすることができます。

ですので、保育園以外のPCや保育園以外からはシステムを使うことができないようにできます。

私の園の場合、導入の目的が「効率化・簡素化により保育の質の向上、職員の処遇改善」だったため、アクセス制限をかけて、保育園以外からは仕事ができないようにしました。

そのため、書類の持ち帰り残業が導入と同時に全員ゼロになりました。

登降園管理がとてもラクチン

子どもの出席情報・登降園情報の管理がとても楽になりました。

登降園管理はICT化の導入がしやすく、その恩恵を受けやすい業務の一つです。

しかも、「登降園情報に関連する業務」もとてもラクチンになります。

具体的にどのようになるかというと・・・

  • 子どもの登園と降園の時間を保護者が入力
  • 登降園の時間情報から延長料金を自動計算→請求書領収書まで自動作成
  • 保護者が欠席をアプリ経由で連絡→出席簿が自動作成
  • 出欠情報が各種日誌や帳票に自動反映

といったように、登降園情報とそれに関連する業務や帳票がほぼ自動で作成されてしまいます。

コドモンを使っている私が実際にしている業務は、

  • 毎日のクラス登園人数の確認
  • 保護者からの欠席連絡をクリックひとつで「承認」
  • 電話や口頭で欠席連絡の子をサクッと入力したり
  • 入力し忘れや間違いのアラートが画面に出ていたら確認して修正する

程度で、毎日数秒から1,2分で完了します。

毎日手書きで出席簿を書いていた時代には絶対戻れません。

保護者の手間が増えるのでは?

保護者は「登降園入力」や「アプリでの欠席連絡」という手間が増えますが、保護者にとってもメリットがあります。(以下コドモンの場合)

  • 保育時間を延長していないことを証明できる
  • 祖父母などの送迎でも登降園情報が入力された瞬間に、保護者にアプリ経由でプッシュ通知が届くので安心
  • 保育園の開所時間を気にせず、保育士に気を使わなくても連絡することができる
  • 保育園の連絡ミスで欠席連絡が担任まで行かないということがな

といったようなメリットがあり、私が導入に関わったケースは、すべて保護者が協力的で好意的な反応でした。

書類に関わるすべての時間が短縮

保育の煩雑な書類業務の軽減を目的にICT化を導入する園も多いと思います。

私ももちろんその効果を期待して導入しました。

実際に書類関係の業務がどうなったのか、その結果をご紹介します。

指導案作成の時間短縮

指導案を短い時間で作成することができるようになりました。

これは担任を持っている保育士には効果絶大です。

私はワードやエクセルを使用して指導案を作成していたこともありますが、やはり専用システムの方が遥かに時間短縮になります。

今までの指導案の入力内容を参照できたり、記入している年齢の子どもに適した例文が提示されてワンクリックで挿入できたりと、大幅に効率的に作成することができます。

例文を使用することにより質の低下になるのでは?

この疑問や意見は必ず出てきます。この意見が出るということは、「書類作成」が目的になってしまっているからだと思います。

  • 例文丸写しの人はシステム関係なくどうせ丸写し。
  • 書類作成が目的ではなくそれをどう活かすかが重要なのでその仕組は園で構築すべき

つまり、指導案の作成方法をあれこれ議論するより、指導案からどのように保育の質につなげるかを考えるべきだと思います。

書類を探すことがなくなる

書類を探すことがなくなり、時間のムダが無くなりました。

システム導入以前は、煩雑で種類の多い書類のせいで書類をよく探していました。

あのファイルどこ・・・

この様式の紙どこ・・・

ああ、コピーしなくちゃ・・

コピー用紙なくなってる・・補充しなきゃ・・・

あれ?何探してんだっけ?

このような経験をしたこともきっと多いはず!

ICT化により、このような「保育園事務所あるある」が見事無くなりました。

なぜなら、基本的に業務はPC内で完結するので、紙を使うことが大幅に減って書類を探す時間や労力から開放されるからです。

更におまけ特典として、紙をあまり使わなくなったため、机の上や引き出しがとてもきれいになりました。

保護者への連絡方法の選択肢が増える

保護者への連絡方法の選択肢が増えたことにより、時間の使い方の自由度が高まりました。

ICTシステムには、保護者への連絡機能があるものや、それに特化したものもあります。

私の使用しているコドモンも保護者のスマホにインストールされた専用アプリを介してやり取りをすることができます。

具体的になにができるかというと・・・

  • アンケート機能(質問や回答方法も自由に作成可)
  • 一斉連絡機能(1人から保護者全員まで選択可)
  • 連絡帳機能(保護者の個別の連絡)

があり、目的に応じて使い分けをしています。

コドモンの良いところはあえてチャット機能をつけていないという点です。

保護者からの欠席連絡なども、園側で「承認」ボタンをクリックして、保護者に「承認」と通知するだけです。

個別の返信機能はありません。

考えてみると、保護者の欠席連絡に

親)今日は体調悪いので休ませます。

保)はい。わかりました。

親)あっそういえばこの前ありがとうございました。

といったようにダラダラとチャット状態がつづいてしまいますよね。

それを10人、20人とやると考えると・・・・。

基本一方通行しか連絡できないようになっているコドモンはさすがです。そのあたりが好きです。コドモン。

話を戻して、システムを導入する前は保護者に連絡する手段としては、

  • 送迎時
  • 連絡帳
  • 電話

だけでした。

子どもが帰る前に連絡帳書かないと・・・!

それが、連絡手段の選択肢が増えたことにより、

今日は夕方時間があるから子どもが帰ってから保護者に連絡を入れよう。

といったように選択肢が増えたことが大きなメリットでした。

写真販売がラクチン

「写真販売」・・・このワードを聞いただけでゾットする保育士も多いのではないでしょうか。

人数の多い保育園だと、1度の写真販売にたくさんの時間と労力をかけているところも多いことと思います。私もやってました。

それだけ苦労しても、結局ミスしてクレームになることもあったり。

なんのために写真販売をしているんだ・・・

と感じることもしばしば。

コドモンでも写真販売機能があり、実際に私も使用していますが、やることは一つ!

撮影した写真をアップロードするだけです。

保護者がアプリ経由でネット通販のように注文

業者が印刷

保護者の自宅までプリントされた写真を郵送

保護者がクレジットカード等で支払い

という流れなので写真販売が本当にラクチンになりました。

ICTシステム導入をためらっている保育園も、「写真販売だけは今すぐにでも取り組んでくれ!」と思うくらいオススメです。

記録を2重転記しなくなった

効率化の最大の敵である「2重転記」。

手書きの時はよくやっていました。

コドモンを導入して業務の中心としたことで、今まであちこちに別々に記録していた作業が無くなりました。

以前は、毎月の身体測定の後に、

  • 保護者への連絡
  • クラスの記録
  • 児童票

と3箇所に記録していたものがコドモンに入力するだになりました。

保護者にも、入力したデータがアプリ経由で確認することができるようになっており、こちらも保護者から好評です。

デメリット

ICT化のメリットはとても大きいですが、デメリットがないわけではありません。

私がが感じるデメリットも紹介します。

お金がかかる

ICT化にはお金がかかります。

  • パソコンやタブレットなどの購入
  • 保育園内のWi-Fiなど環境の整備
  • システムに支払う料金 等

国からも補助金がありますので有効活用しましょう。

ネット・PC環境に依存

多くのシステムではインターネットを利用して動いています。

コドモンも、インタネットに接続できないと何もすることができません。

ですので、停電や急なネットワークの障害などがあれば使えなくなりますので、代替案を用意しておく必要があります。

園内にサーバーを用意しておけば、インターネットの障害には強くなりますが、逆に災害やマシントラブルなどで一気にすべてデータが消える危険性もあります。

私も、急なインターネットの不調で保護者が登降園入力できない事態になったことがありますが、専用の名簿を用意しておいたので、さほど混乱せずに対応できました。

パソコンに向かう時間の確保

パソコンに向かう時間を意識して確保する必要があります。

当然、パソコンに向かっている間は子どもから目が離れますので、職員の連携や時間の使い方が重要になってきます。

各園で状況はいろいろだと思うので、ベストな方法を探していってください。

ちなみに私の園の場合は、シフトの時間を見直して変更したり、午睡の時間の職員の動き方を大幅に変更してパソコンに向かう時間が確保できるように工夫しました。

パソコンの苦手な人は大変

パソコンを使用するので、そもそもタイピングが苦手な人にとっては最初はとてもつらいです。

しかし、必要に迫られて毎日使っていると、1ヶ月もすればある程度打てれるようになります。

それに、システムを開発するメーカーも「保育士は苦手な人が多い」ということはよくわかっていますので、どのシステムも使いやすいように工夫してあります。

スマホが使えるのに、保育システムは全く使えないということはないはずですので、少しずつ慣れていけるように周りのサポートも重要になっていきます。

私の園でも、タイピングがままならなかった人でも1年後には普通に使えるようになり、新人に使い方を教えれるようになった再雇用の保育士もいます。

がんばりましょう!

まとめ:やっぱり保育園のICT化はするべき!

改めて、メリット・デメリットをまとめみるとはやりメリットの大きさを実感します。

しかし、このメリットを得るためには正しく導入して正しく運用する必要があります。

システムの機能を使おうとせず、今までの業務と並行しようとすると結局効率化・簡素化には失敗します。

ICT化のメリット・デメリットをしっかり理解することで、システム導入の参考になれば嬉しいです。

私の企画しているオンライン勉強会「#となりの園のICT」では、保育とICTについての情報交換をしています。
株式会社コドモンのご協力の下、コドモンのデモアカウントを使用して実際どのようにシステムを活用して業務をおこなっているのかご覧いただけます。
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