【10園以上のICT化に関った保育士が解説】保育園ICT化の進め方手順6ステップ

ICT化・働き方

保育園のICT化に興味を持ったり、導入を検討している保育士や保育園の方々の中には、

いろいろな業者やサービスがあるけれど、

何からしていけばいいのかしら・・・

と感じている人も多いのではないでしょうか?

この記事では、今まで2団体10園以上の保育園のICT導入に関わってきた私が、どのようにICT化をすすめていけばいいのか具体的に解説します。

私自身は保育園のICT化には賛成です。実際の体験談はこちら。

手順を間違えると、導入に失敗してしまうことも・・・。

正しい手順を知ることにより

自園に最適なサービスを選ぶことができ

その恩恵を最大限受けることができるようになります。

では、さっそく見ていきましょう!

ステップ1:導入するかどうかを決める

当然ですが、まずは導入するかどうかを決めないといけません。

もうすでに導入を決定している場合は特に問題ないですが、導入を検討している段階ならば、

  • 予算
  • パソコンなどを置くスペース
  • インターネット環境
  • 職員の状況

などを考えて、正式に導入するのかどうか決める必要があります。

導入に関しては国からの補助金等もありますが、それだけでは足りません。お金もかかります。

導入をすすめてみて、やっぱり無理そうなら

その時キャンセルしよう

というような、中途半端な覚悟のまま導入を進めると必ず失敗します。

なにか「困っている・改善したいこと」があるから導入するはずです。

「必ず成功させるんだ!」という覚悟が必要です。

覚悟を決めて取り組もう!

ステップ2:導入する目的「道しるべ」を決める

突然ですが、ここが最も重要です!今後も度々出てきます。

このステップにじっくりと時間をかけましょう。

導入することにより

何を達成したいのか

最終的な目標「未来像」を決めましょう

サービスやソフトを導入して保育園をICT化することがゴールではないはずです。

導入することにより、どんな保育園になりたいのか、みんなでじっくりと考えましょう。

ここが定まっていないまま進んでしまうと、

  • 自分の仕事だけ楽になろうとする人
  • ソフトを使おうとしない人
  • 監査に指摘されないようだけ追求するひと

などが必ず現れてきて、誰の何のための導入なのかぐちゃぐちゃになって、ICT化前よりひどい状況になってしまいます。

明確なゴールをみんなで共有しておくことにより、そういったトラブルを最小限に留めることが可能です。

ここを明確にしていても、トラブルや判断に迷うことは必ず出てきます。

導入つまずいたときには、ここで決めた「目標」「未来像」に立ち返ることにより、自然と答えを導き出すことができてきます。

「目標」「未来像」を明確にすることが今後の道しるべとなる!

実際の私の経験談で解説します。

私の場合は、

「効率化・簡素化により保育の質の向上、職員の働き方改善」

という目標を立てて取り組んできました。

例えば、導入の途中で

「カリキュラムの様式は従来のままか、システムの標準機能を使うのか」

といった検討事項がでてきます。

こういうときに、「書きやすさ」や「監査の実績」「個人差のある文字数」など視点はいろいろあるのですが、導入する最大の目的である「効率化・簡素化・質の工場・働き方」といった視点に絞って結論を出すことができるといったかんじです。

ステップ3:クリアしたい問題点を洗い出す

次は、「ステップ2」で決めた「未来像」と「現状」の差を比較し、その間の差に何があるのかを考えましょう。

例えば、「効率化・簡素化により保育の質の向上、職員の働き方改善」という目標なら、現状との間に、

  • 同じ内容をあちこちに記録しないといけない書類
  • 見返さない、必要ではない書類
  • 写真の整理、販売に使う膨大な体力と時間
  • 持ち帰り残業が当たり前の風潮
  • 業務改善を提案しても認められない保守的な雰囲気

などなどがあるかもしれません。

このように、「ステップ2」で道しるべを立てていますので、現状との差異(=具体的な問題点)が明確になります。

保育園がクリアすべき問題点・ニーズを確認しよう!

ステップ4:問題をクリアするためのサービスを選ぼう

やっとここで具体的なサービス・ソフト(以下ソフト)を選んでいきます。

国からICT化の補助金が出るようになってから急激にソフトの数や質が向上しているのを感じています。

いろいろなメーカーが、保育園が抱えている問題を解決するためのソフトを開発しています。

具体的なソフトのジャンルは以下の記事を参考にしてください。

選定方法も色々とありますが、私はプロポーザル方式をおすすめします。

プロポーザル方式とは?

簡単にいうと、保育園の希望する機能や仕様をまとめて、それについてメーカーからプレゼンを受けて決めるやり方

たとえば、

  • 全国的に導入実績がありノウハウが有る
  • 指導案を効率的に作成する機能がある
  • 保育園外のパソコンからはアクセスできない(持ち帰り残業をなくすため)
  • 写真販売の機能がある・・・

などなど、必要と思われる機能や仕様をまとめて表にして「うちはこんなソフトが欲しいけど、おたくの会社で売ってますか?」と何社かのメーカーに問い合わせます。

その後のソフト選定までのおおまかな流れは、

  • 選定する委員(職員)を決める
  • プレゼンの採点バランスを決めて採点表の作成
  • 返事のあったメーカーとプレゼンの日程調整
  • 導入予算、実績など事前に確認できる項目を調査
  • 保育園側の環境を確認し、導入に必要な機材等の調査(PC台数・Wi-Fiの有無など)
  • 可能なら事前にデモPCを借りて実際に保育士に操作感の確認をしてもらう
  • プレゼンテーションの実施
  • 選定する委員がプレゼンの採点
  • 採点評価をもとにシステムを決定する

というやり方で進むことが多いです。

資料請求をしてパンフレットを見ただけで決めたり、知り合いの業者だからといった理由で決めるのはやめましょう。

隣の園で快適なものが必ずしも自園にも最適とは限りません。

ソフトも保育園の問題を解決するために作られています。

園の問題点と解決するためのソフトを一致させる必要がありますので、ここは丁寧に時間をかけていきましょう。

この作業に保育園なら半年から1年ぐらいはかかると思います。

プロポーザル方式で自園にぴったりのソフトを選ぼう!

ステップ5:仮運用を開始する

ソフトが決まってやれやれと一息入れたくなるところですが、ここからがやっとスタートラインに立つ段階に入っていきます。(ちなみにまだ立っていません)

ここからは、導入したメーカーのサポートを受けながら進めてきましょう。

「ステップ2」でしっかりと道しるべを立ててそれを職員で共有しておかないと、この段階で大問題になってしまいます。

え?本当にパソコン使うんですか?

使いたい人だけが使うんでしょ?こんなことしたことないわよ。

私は得意だから一人でどんどん決めてやっちゃおう

といったことがおこりがちです。

何のためにICT化をするのか、もう一度思い出して全職員で共有しておきましょう。

このステップは職員の数や年齢やパソコンの習熟度にもよりますが、1年を目安に徐々に運用を開始していきましょう。

このステップから現場の保育士にも「変化」というストレスがふりかかってきます。

仮運用のスケジュールを明確にして、みんなで協力して取り組めるようにしましょう。

可能なところからどんどん移行した方が後が楽になります。がんばりましょう!

保育業務全般をICT化するときの私のオススメ移行内容は、

  1. 登降園管理・出席簿・業務日誌
  2. 写真販売・アンケート・一斉連絡
  3. 指導案・保育日誌
  4. 連絡帳
  5. 児童票

といった流れです。

下に行けば行くほど、パソコンにとりかかる時間が多く必要だったり、園独自のやり方から脱却する必要があったりとハードルが高い印象です。

逆に、上の方が比較的すぐに簡単に取りかかれて、ICT化の恩恵をすぐに感じやすいです。

問題が出てきたときは、「ステップ2」を確認しながらすすめていきましょう。

道しるべを再確認しながら、取り組みやすいところから徐々に慣れていこう!現場の保育士もがんばりましょう!

ステップ6:本格運用を開始する

ここまで来る頃には、最初から取り組んでいる担当職員はぐったりと疲れているはずです(笑)。

しかし、仮運用をはじめていろいろな問題にぶち当たりながらも、少しずつ手応えも感じているはず!

やっと本格運用が始まり、「仕事が終わった」と感じるかもしれませんが…ここがスタートです!

本格運用が開始したことにより、クリアできた問題もあるとは思いますが、まだまだ完璧ではないはずです。更に、新たな問題も出てきていることでしょう。

何年か運用していると、ニーズに合わなくなってきたり、更に良いソフトが出てきたりします。

だいたい3年から5年を目安に見直しをして、必要ならソフトの引っ越しをしましょう。次は最初よりスムーズに進むはずです。

ここで立ち止まることなく、最終的な目標に向かって、時にはその目標を更新しながら取り組んでいきましょう!

とりあえずはお疲れ様!でもここがスタート。定期的に見直しながら目標達成に向けてがんばろう!

まとめ:ICTを上手に使おう

保育園に改善したい問題があるからソフトを入れるはずです。

ソフトも、保育園の問題を改善するために開発されています。

その相性がぴったりと合えば合うほど、使えば使うほどより良い結果となります。

正しく選んで導入することで、より良い保育園となることを願っています。

保育のICT化にはデジカメが必須です。私が実際に保育園で使用してるカメラはこちら↓

コメント

タイトルとURLをコピーしました