保育業務をICT化したら本当に効率化するの!?導入を成功させるためのたった1つのコツ

ICT化・働き方

こんにちは、現役で保育士をしているハルステです。

保育のICT化がどんどん進んでいますね。

最初は規模の大きかった保育園が導入しているイメージでしたが、最近では小さい規模の園や法人でも導入がどんどん進んでいます。

これからICT化をしていこうかと考えている保育士の方々には

ICT化したら本当に効率化するの?

と感じている方も多いと思います。

そこで、この記事では

・保育業務をICT化すると本当に効率するのか?
・ICT化を成功させるための導入方法とは?

という疑問に、これまで10園以上の保育園のICT化に携わってきて、現在もICT化した保育園で勤務しているで私がズバリお答えします。

間違った導入方法をしてしまうと、かえって業務が煩雑化してICT化が失敗してしまうこともあります。

成功するためのコツを知っておくことはとても重要です。

本当に効率するのか?

ICT化導入前の保育園や自治体から、

本当に効率化するんですか?

と問い合わせを受けることがあります。

正直、この質問を受けると即答できないもどかしさを感じます。

なぜなら、

導入方法によっては効率化になるし、間違った導入方法をしてしまうとかえって煩雑化してしまう危険性があるからです。

では、ICT化を成功させて効率化を達成するためのたった1つのコツとは何でしょうか?

ICT化を成功させるためのコツ

成功させるためのコツはたった1つです。

システムから業務方法ごと導入する

ということです。

詳しく解説していきます。

業務方法ごと導入する

業務方法ごと導入するということは、

今の仕事のやり方を一度すべて捨てて、システムにあるとおりに仕事をする

ということです。

具体的に紹介します。

例えば、紙で出席簿を作成していたとしましょう。

ICT化をすると、その導入したシステムに出席管理の機能があります。

その場合、今までの紙の出席簿の記入方法は一度すっぱりと忘れて、システムの出席簿の機能を使うようにしましょう。

↑こう書くと

そんなの当然じゃん

と言われそうですが、これが案外難しいのです。

システムの出席簿は出席したら「○」を記入するけど、
システムは「出」になるからやっぱり今までの紙使う!

といった声をよく聞きますが、

以前のやり方のままでいると必ず失敗します。

最近のICT化のやり方

確かに、ICT化が流行りだした頃は、

「いかに今までの仕事のままパソコンに移行できるか」

ということを重視したシステム選考や導入方法が良いとされてきました。

実際私も2010年頃に保育園のICT化をしていたときはそういう考えでした。

しかし、「それでは効率化にはならない」ということにみんなが気がつき始め、

「いかに、システム通りに仕事がができるか」

ということが常識になっています。

つまり、ICT化=業務方法ごと変わるということが必須になっています。

システムと同時に、業務ノウハウごと導入しようということです。

ノウハウごと導入するデメリット

業務方法のノウハウごと導入することにより、効率化することができるのですが、デメリットもあります。

それは、

業務方法の変更が大きい

という点です。

長く続いている保育園では独自の業務方法や書類の様式が固定化されていて、あまり見直しをすることが少ない傾向があるように思います。

そのため、何十年も同じ業務方法、同じ様式の書類を使用しています。

そういう保育園にとっては、業務方法の変更はたった1枚の書類でも、記入方法の変更でもそれはとても大きな問題です。

ですので、事前にICT化になる前に、職員に対して、業務方法が変更になることを伝えることが重要です。

最初は大変かもしれないけれど、慣れればきっと働きやすい職場が待っていますのでがんばりましょう!

基本的なPC操作スキルが求められる

保育のICTシステムは「保育士は基本的にPCが苦手」ということを考慮されて作られているので、特別むずかしい操作は必要ないように作られています。

しかし、PCの基本的な操作は必要になってきます。

・PCの起動、シャットダウン
・エクセル、ワードの基本操作
・デジカメからのデータ取り込み
・印刷
・ファイルのコピー、移動、削除

などは最低でも身につけておきたいものです。

最近は、オンラインでもパソコン教室を受講することもできます。

忙しい保育士にもオススメです。

ICT化により保育をかえるわけではない

このように、「ICT化で業務方法が変わる」と言うと、

これまでの保育は変えたくないわ
やっぱりICT化はできないわ

という意見も聞きます。

しかし、ICT化は保育を変えるためにするのではありません。

私は、

保育を変えないために、業務の効率化をするための手段がICT化

と考えています。

ですので、今までの保育を大切に残すために、それ以外の業務を効率化していってほしいと思っています。

まとめ:ICT化はコツさえ押さえれば必ず成功する

ICT化はコツさえ押さえれば必ず成功します。

コツが少しむずかしいように感じるかもしれませんが、正直すぐに慣れます。

今までも抵抗の強かった園もすぐに慣れていく様子を何度も目にしてきました。

守るべき保育のために、効率化するべきところはICT化をすすめていってほしいと思います。

今までも「ICT化したけどやっぱりもとに戻した」という保育園を今まで聞いたことはありません。

導入前は心配で不安な気持ちになるとは思いますが、コツを知った上で勇気を持って一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか?

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