【実体験】コドモンを導入して、保育士の私が圧倒的に時間短縮できた業務TOP3!

ICT化・働き方

こんにちは、現役で保育士をしているハルステです。

私は、今までいろいろな保育園のICT化に携わり、現在勤務している保育園にもシステムを導入しました。

導入したシステムは「コドモン」です。

この記事では、私が実際にコドモンを導入した後に、圧倒的に時間短縮できた業務を3つと、どうして時間短縮になったかをご紹介します。

これから紹介するのは、実際に時間短縮が成功した事例ですので、これからICT導入する予定の保育園にとってのヒントにもなると思います。

では、さっそく時間短縮できた業務ランキングを発表します!

3位【出席簿】

第3位は出席簿です。

コドモンでは、登降園情報は

保護者が登降園時にタブレット等で入力した情報
保護者がスマホアプリで入力した欠席情報
職員がPCで入力・修正した情報

をもとに作られています。

ここで注目してほしいのは、基本的に保護者がほぼすべての登降園情報を入力していることです。

職員がする業務は

・間違えや押し忘れの修正・入力
・電話や口頭での連絡時の入力

だけです。

コドモンは保護者アプリがよくできていますので、保護者も戸惑うことなく欠席連絡を入れてくれています。

ですので、朝に保護者からの電話はほとんど鳴りません。定員100名程度の保育園でも保護者からの電話は数日に1回ぐらいです。

こうして出来上がった日々の登降園情報が自動的に出席簿となります。

ですので、出席簿は

勝手にできている

という印象です。

更に言うと、コドモンは日々の登降園情報などがPC画面でわかりやすく直感的に確認できるようになっています。
(コドモンFAQ:デイリーボードの初期画面ではどのようなことができますか?

ですので、正確には

出席簿の存在を意識していない

という方が正しいです。

本当に「出席簿」という存在は監査のためだけの存在になっています。

2位【保護者へのアンケート】

第2位は保護者へのアンケートです。

保育園は保護者へのアンケートが本当にいろいろあります。

そういうアンケートを一度とろうとすると・・・

・プリント作成(デザインやイラスト挿入)
・印刷
・用紙を折る
・おたよりファイルに挟む
・全員のかばんに入れる
・欠席児には後日配布
・回収
・提出チェック
・未提出の家庭に提出依頼
・集計
・上司に報告

といった作業が必要です。

しかし、コドモンなら・・・

園がアンケートを保護者アプリに一斉送信
・保護者がアプリ上で回答
園が未回答者に対して回答依頼の通知を送る(文面もコドモンが自動作成)
・コドモン上で円グラフ表示(結果をCSVで出力可)

という流れで、保育園はアンケートを送信して、回答期日後に「未回答者にお知らせを送信」というボタンをクリックするだけです。
(コドモンFAQ:アンケートの未回答者に催促をすることはできますか?

アンケート結果をCSVで出力することができますので、保育園に合わせて活用することができます。

アンケート機能は、導入前は「あれば便能程度かな~」と思っていましたが、今では「無くてはならない存在」です。

1位【写真販売】

第1位は「写真販売」です。

写真販売は、経験ある保育士の人たちも多いとは思いますが、

・手作業ですると、ものすごく時間がかかる
・お金に直結なので、ものすごく神経を使う
・かといって、保育には必須でない

という苦労がありました。

・子どもの撮影
・写真屋さんで印刷
・保護者の注文を受付
・保護者からの注文を集計
・注文通りに印刷
・各家庭ごとに仕分け
・枚数を集計
・各家庭に配布
・集金

1度の印刷で、1000枚以上になるケースも少なくなく、それを人の手で注文通りに仕分けをしたり、計算・集金をするというとても大変な作業でした・・・。

1度の販売でにかける時間だけでも、トータルで10時間はかけていたと思います。
(思い出しただけでもテンション下がってきました・・・)

しかし!コドモンで写真販売をしだしてからは、

・デジカメで写真撮影
・コドモンにアップロード

たったこれだけ!

スマホで専用アプリで撮影した場合なら、

撮影するだけ!

です。

コドモンHPによると

コドモンでは、撮影アプリによって、iPadやスマホで撮った写真をクラス別に自動配信することが出来ます。
(iPadなども使わず、従来通りデジカメで撮影した写真データをアップロードする事も出来ます。)
「撮る」だけ
専用アプリを使って撮影しそのまま「送信」するだけで、保護者アプリにクラスごとに写真が配信されます(※)。販売・集金・印刷・配送はすべてコドモンが代行しますので、保育士の作業が大幅に減ります。
園で現金の取り扱いを行う必要は一切なし

写真の販売を効率化する コドモンHPより

従来の写真販売に比べて、革命的に時間が短縮されたので1位になりました!

最後に:ICT化のメリットを感じやすいものから導入してみては

今回は、私がコドモンを使ってみて、とても時間短縮ができたと感じたことを3つご紹介しました。

保育園の現在の業務状態によりますが、この3つは、どこの保育園でも同じように時間短縮を感じやすい機能だと思います。

ICT導入は「導入してよかった」「やれば業務の効率化できるんだ」という感覚が大切です。

まずは、今回ご紹介した3つの機能から導入してみるのはいかがでしょうか?

きっと手応えを感じていただけると思います!

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