【実録!】コドモン「ドキュメンテーション」導入実現に向けての秘策

ICT化・働き方

こんにちは!現役で保育士をしているハルステです!

私は勤務園でコドモンを導入していて実際に活用しながら保育士として働いています。

担任業務をしながらICT(コドモン)の活用もすすめているところです。

そしてちょうど、コドモンでのドキュメンテーションの導入に向けて準備をすすめている真っ最中です。

私がどうしてもコドモンのドキュメンテーションを導入したい理由はこちら

そしてR3年4月現在、ドキュメンテーションの導入がかなり現実的になっていて、翌年度からドキュメンテーションを導入できる見通しとなっています。

そこで、この記事ではコドモンのドキュメンテーション導入を実現するために私がやってきた秘策をご紹介します。

  • ドキュメンテーションを導入したいけど少し難しそう。
  • ドキュメンテーション導入にむけて何から始めればいいの?

と感じている保育士の皆様の助けになれば幸いです。

ドキュメンテーションとは?

ドキュメンテーションとは、簡単に説明すると

「写真付きの記録」

のことです。

厚労省がR3年3月に公開した「保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン」にも

写真などを用いて、保護者と子どもの学びや育ちの姿を共有することは、業務負担の軽減とともに、保護者との保育の理解を基盤とした信頼関係の構築につながります。

保育分野の業務負担軽減・業務の再構築のためのガイドライン 第 2 章 業務改善の実施に向けたアプローチ

とあり、写真の活用を推進しています。

そして、レッジョ・エミリアが話題になっていることもあり、ドキュメンテーションは今とても注目を集めています。

コドモンのドキュメンテーションとは?

コドモンのドキュメンテーションについては、下記の記事に詳しくまとめましたので御覧ください。

ドキュメンテーションの有用性はすでに広く知られてきていますが、今までの業務にプラスしてドキュメンテーショの作成をすることはかなり難しいので、私の勤務園でもICTシステム(コドモン)を活用した導入を目指しています。

本当にコドモンのドキュメンテーションはよくできていますのでぜひご覧ください。

ドキュメンテーションの導入が難しい理由

私自信、勤務園でドキュメンテーションについての研修を開催したり、外部のオンライン研修会に参加したりとドキュメンテーションについて理解を深めているところです。

しかし、導入を具体的に考え始めると問題点も出てきました。

それは、大きく2つあります。

慣れない業務への変更による負担
・保育でカメラを使うことによる保育士の抵抗感

です。

導入への懸念①慣れない業務への変更による負担

ドキュメンテーションという言葉さえ全く聞いたことのない職員もいるというのが現実です。

それが園長先生や経営者だと更に導入への難易度が上がります。

さらに、システムを活用することにより、今までの業務を大幅に変更するとなると現場の職員からも「今までの仕事を捨てるなんて…」という抵抗感が強くなります。

導入への懸念②保育でカメラを使うことによる抵抗感

勤務園では、写ルンです時代から長年カメラを保育に活用してきました。

活用目的は、「園に保存する保育の記録」と「保護者への販売」でした。

ですので、保育中に写真を撮影することにはあまり抵抗がない園だと言えます。

しかし、「保育の記録として写真を活用しよう!」という話になると、

「保育中に写真ばっかり撮るようになるのはいいのか」

という意見が実際に出てきました。

懸念点の解決が導入へのポイント

このように、ドキュメンテーションを提案して実際の導入へ動き出そうとすると懸念点が出てきました。

しかし逆に考えると、これをクリアしてしまえば導入が一気に現実的になるわけです。

というわけで、実際に私が実際にこの壁を取り払うためにやってきた秘策をご紹介していきます。

秘策その1:連絡帳と一斉配信を担任の権限で保護者に送れるようにする

導入までの最初のステップは、

担任にコドモンを使った保護者への配信権限を与える

ということです。

コドモンでは、各機能に権限設定ができるようになっています。

園長→すべて可能
担任→申請のみ可能(公開には園長の承認が必要)

といったイメージです。

権限設定に関してはコドモンのオンラインマニュアルに詳しく書かれています。

コドモンの主な保護者への連絡機能である「連絡帳」(日々の子どもの様子を報告する機能)や、一斉配信(クラス・園などの単位で一斉に配信する機能)を担任権限で「承認可能」にしました。

私の勤務園では、クラス担任は当初この2つの機能は「編集可能」と設定されており、最終的な公開は園長先生の承認が必要でした。

そこで、園長先生と交渉するわけですが、交渉のポイントはこちら。

連絡帳を各クラスが活用するとなると、園長先生は毎日膨大な数の連絡帳を承認しないといけなくなる。
コドモンを導入するまでも、連絡帳に関しては基本的に担任が独自に記入して保護者とやりとりしていた。
その延長線上のような活用で複数の保護者に一斉に送る「一斉配信」も担任に権限を付与することも妥当ではないか。

このように交渉した結果、担任への権限が認められて担任が保育をコドモンをを使って保護者に送れる様になりました。

そうすることにより、

保護者「コドモンアプリで連絡がくると便利!」
保育士「コドモンで配信すると便利!」

と感じようになりました。

ここで大切なのは、

保育士も保護者もICTシステムで情報を伝えることの便利さを体験する

ということです。

ここまで来るとステップ1は完了です。

秘策その2:保護者への配信に写真をつける

ICTシステムを活用して保護者に情報を伝えることの便利さを実感できたところで、次のステップに入ります。

それは、

写真を使って保護者に保育を伝える

です。

上記のように連絡帳や一斉配信機能で保護者に日々の保育を伝えていると

「あれ・・・これ文章考えるより写真貼り付けたらよく伝わるんじゃない?」

と感じるようになります。

そこで、写真を添付して保護者への配信を開始するのですが、そうするすると保護者から予想以上の喜びの声をいただくようになりました。

保護者「写真付きの配信はうれしい!」
保育士「写真をつけると文章が簡潔でイイ!」

と感じるようになりました。

保育士も保護者も写真で保育を伝える良さを実感する

というわけです。

秘策をつづけた結果

このようにコドモンと写真をつかって保護者に保育を伝えていると保育士はあることに気づくようになります。

「あれ・・配信内容と日誌の内容同じじゃん。それに写真付きのほうが作っていて楽しいしわかりやすいじゃん。」

と感じるようになりました。

こうなると、逆にドキュメンテーションを導入したくなってくるというわけです。

このようにして、「システムと写真を使った保護者への連絡の良さ」と「写真を使った保育の記録の良さ」をみんなが実感することで、ドキュメンテーション導入に対する反対の声は全く出なくなりました。

逆にはやく導入したいという声が多いほどです。

更に、園長先生からも「それぞれの保育がよく見えるようになった」ととても好評です。

まとめ:「システムの良さ」と「写真で記録する良さ」を実感してコドモンでのドキュメンテーションを導入しよう!

システムのドキュメンテーション導入は、「業務増加への心配」と、「保育に写真を取り入れることの抵抗感」が主な課題でした。

同様の保育園も多いのではないでしょうか。

しかし逆に考えると、「システム活用による効率化」と「写真を保育に活用することの利点」がシステムでのドキュメンテーションの本質であるとも言えます。

今後コドモンのようなシステムを使ったドキュメンテーションは更に広がっていくことと思います。

「ドキュメンテーション導入難しいな」と感じることもあるかと思いますが、問題を切り分けて一つずつクリアしていけばそれほど遠い道のりじゃないと信じています。

私、ハルステの企画しているオンライン勉強会「#となりの園のICT」では、保育とICTについての情報交換をしています。
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この記事の内容も「#となりの園のICT」で取り上げた内容を一部抜粋したものです。

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