【保育ICT導入】保育業務の効率化をするためのシステム導入方法とは

ICT化・働き方

こんにちは。

保育士のはぴほんといいます。

私は、保育士で保育業務を行いながら、自治体保育所のICTシステム導入も行っています。

今までにも、10園以上の保育所のICTシステム導入に携わり、いろいろなシステムを使った経験があります。

そんな私が導入のときにいつも感じることは、

目的に合ったソフトを選ばないと失敗するぞ!

ということです。

そもそも、保育所にICTシステムを導入するきっかけは

  • 保育士の働き方改革
  • 業務の効率化・簡素化

といったように効率化を目的としてしている場合がほとんどだと思います。

しかし、世の中に数多くある保育システムの中には、効率化という目的を達成することができないシステムも存在します

というわけで、この記事では

保育の業務の効率化のためには

  • システムをどのように導入すればよいか

といった点をご紹介します。

効率化したいなら「業務ノウハウごと」導入すべし!

さっそく結論ですが、

効率化したいなら「業務ノウハウごと」導入するべし!

ただこの一択!

です。

保育システムの導入を検討している保育士の多くは・・・

保育のICT化って今の仕事をパソコンでできるようにするってことじゃないの?

と考えている人が多いです。

しかし、この考えが失敗の大きな理由です。

「今の仕事をそのままパソコンでする」という導入方法では「効率化」という目的は達成することができません。

導入方法には2パターンある

保育に限らず、ICTの導入方法には大きく2パターンがあります。

  1. 今の業務をそのままPCでできるようにする方法
  2. 業務ノウハウごと導入してシステムの通りに仕事をする

以前は、私も「今の業務をそのままPCでできるようにする方法」というやり方で導入をしてきました。

その当時は、今の仕事をどうやってパソコンでできるようにするかということばかり考えていました。

しかし、次第にこの方法ではICT化の大きな目的である、効率化は達成できないことがわかってきました。

そして、今は「業務ノウハウごと導入してシステムの通りに仕事をする」という方法で導入しており一定の成果が出ています。

導入方法ごとのメリット・デメリット

それぞれの導入方法にメリット・デメリットがあります。

「今の業務のまま導入」するメリット・デメリット

メリット

  • 業務方法が大きく変わらないので導入のショックが少なく現場の負担が少ない

デメリット

  • 業務方法そのものが変わらないので効率化にならない
  • 反対に手間が増えたり煩雑になる可能性がある

この方法だと、導入時の保育士の負担は少ないですが、結果として効率化となる可能性は非常に少ないです。

今の業務のやり方を効率化したくてシステムを導入するのに、パソコンで今の業務のやり方のまま仕事をしても、効率化にはらないのは当然とも言えます。

「業務ノウハウごと導入」するメリット・デメリット

メリット

  • 業務の方法を根本的に変えることができ、効率的な業務ノウハウを取り入れることができる

デメリット

  • 業務方法が大幅に変更となるため、導入時の現場の負担が大きい

この方法こそが、効率化を達成するための方法と言えますが、逆に現場の負担が一時的に大きくなるという問題点もあります。

しかし、業務方法も数ヶ月から1年ほどたてば自然に慣れていきますし、一度効率的な業務方法が浸透すると長期間それが有効ですので絶対チャレンジするべきです。

まとめ:業務ノウハウごと導入する価値が十分ある

システムを業務ノウハウごと導入すれば効率化につながります。

そもそも、なぜシステムを導入するかを考えると、

業務の方法を変えるため

のはずです。

ただ「パソコンで仕事をする」というだけでは、効率化にはなりません。根本的な業務方法を変える必要があります。

更に、システム導入する前の業務方法が効率化や簡素化を達成できているなら、システムを導入する必要がないはずです。

「効率的な業務方法のノウハウを導入する」ことが効率化のためにシステムを導入する最善の方法です。

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